Vergabewissen

Beschränkte Ausschreibung: Ablauf, Voraussetzungen und Tipps für Bieter

Alles zur beschränkten Ausschreibung nach VOB und UVgO: Wann sie zum Einsatz kommt, wie der Teilnahmewettbewerb funktioniert und wie Sie als Bieter eingeladen werden.

Das Wichtigste in Kürze

Bei einer beschränkten Ausschreibung gibt nur eine begrenzte Zahl eingeladener Unternehmen ein Angebot ab. Das verkürzt den Vergabeprozess und eignet sich besonders für spezialisierte Leistungen.
Im Unterschwellenbereich gilt seit 2026 eine Wertgrenze von bis zu 150.000 € netto (Bau), unterhalb derer beschränkt ausgeschrieben werden darf. Mit Teilnahmewettbewerb ist auch ein höherer Auftragswert möglich.
Die Einladung erfolgt entweder direkt durch den Auftraggeber oder über einen vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb. Netzwerken mit Vergabestellen und eine gepflegte Präqualifikation erhöhen Ihre Chancen deutlich.

Was ist eine beschränkte Ausschreibung?

Eine beschränkte Ausschreibung ist ein Vergabeverfahren, bei dem nicht jedes Unternehmen ein Angebot abgeben darf. Stattdessen fordert der öffentliche Auftraggeber gezielt eine begrenzte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Dieses Verfahren ist im deutschen Vergaberecht sowohl in der VOB (§ 3 Abs. 3 VOB/A) als auch in der UVgO (§ 11) geregelt.

Das Grundprinzip: Der Auftraggeber wählt vorab geeignete Bieter aus und lädt nur diese ein, ein Angebot einzureichen. Der Wettbewerb findet also in einem kleineren Kreis statt als bei der öffentlichen Ausschreibung, die allen Unternehmen offensteht.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Varianten:

•Mit Teilnahmewettbewerb: Der Auftraggeber veröffentlicht zunächst eine Bekanntmachung, auf die sich interessierte Unternehmen bewerben. Aus den Bewerbungen wählt er dann mindestens drei geeignete Bieter aus, die ein Angebot abgeben dürfen.
•Ohne Teilnahmewettbewerb: Der Auftraggeber wählt die Bieter direkt aus seinem Netzwerk oder anhand von Präqualifikationslisten aus. Es erfolgt keine öffentliche Bekanntmachung.

Die beschränkte Ausschreibung ist im Unterschwellenbereich (unterhalb der EU-Schwellenwerte) angesiedelt und wird besonders häufig bei Bauaufträgen nach VOB eingesetzt.

Wann kommt die beschränkte Ausschreibung zum Einsatz?

Die beschränkte Ausschreibung ist kein frei wählbares Verfahren. Der Auftraggeber muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um von der öffentlichen Ausschreibung abweichen zu dürfen.

Zulässigkeitsvoraussetzungen nach VOB/A (§ 3 Abs. 3)

Eine beschränkte Ausschreibung nach Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn:

•Die Leistung nur von einem beschränkten Kreis leistungsfähiger Unternehmen ausgeführt werden kann (spezialisierte Branchen wie Spezialtiefbau, Denkmalpflege, Medizintechnik)
•Eine öffentliche Ausschreibung unverhältnismäßig hohen Aufwand verursachen würde (z. B. bei sehr komplexen Leistungsbeschreibungen)
•Die Auftragsausführung besondere Sicherheitsanforderungen erfordert

Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist zusätzlich möglich, wenn:

•Der Auftragswert unter der landesspezifischen Wertgrenze liegt
•Dringlichkeit besteht (z. B. Reparaturen nach Sturmschäden)
•Nur ein begrenzter Kreis leistungsfähiger Unternehmen in Frage kommt

Wertgrenzen 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gelten erhöhte Wertgrenzen für die nationale Vergabe:

Verfahren

Wertgrenze netto

Rechtsgrundlage

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (Bau)

Bis 150.000 €

VOB/A § 3 Abs. 3

Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Bau)

Über 150.000 € bis Schwellenwert

VOB/A § 3 Abs. 3

Beschränkte Ausschreibung ohne TNW (Liefer/DL)

Bis 100.000 €

UVgO § 11

Beschränkte Ausschreibung mit TNW (Liefer/DL)

Über 100.000 € bis Schwellenwert

UVgO § 11

Die EU-Schwellenwerte liegen aktuell bei 5.538.000 € für Bauaufträge und 221.000 € für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. Oberhalb dieser Werte kommt stattdessen das nicht offene Verfahren nach VgV zum Einsatz, das dem beschränkten Verfahren ähnelt, aber dem EU-Vergaberecht unterliegt.

Ablauf einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Bei der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb durchläuft das Verfahren zwei Phasen:

Phase 1: Teilnahmewettbewerb

1. Bekanntmachung veröffentlichen Der Auftraggeber veröffentlicht eine Vergabebekanntmachung, in der er die Leistung beschreibt und die Eignungskriterien für die Teilnahme festlegt. Die Bekanntmachung erfolgt auf den üblichen Vergabeplattformen (z. B. Vergabe.NRW, DTVP, Bayern-Portal).

2. Teilnahmeanträge einreichen Interessierte Unternehmen reichen einen Teilnahmeantrag mit den geforderten Eignungsnachweisen ein. Typisch sind:

•Referenzen vergleichbarer Projekte
•Umsatz der letzten drei Jahre
•Qualifikation des eingesetzten Personals
•Zertifikate und Fachkundenachweise
•Präqualifikation (PQ) oder Einzelnachweise

3. Bewerberauswahl Der Auftraggeber prüft die Eignung aller Bewerber und wählt mindestens drei (VOB/A: mindestens drei, UVgO: mindestens drei bis fünf) geeignete Unternehmen aus.

Phase 2: Angebotsphase

4. Angebotsaufforderung Die ausgewählten Bieter erhalten die vollständigen Vergabeunterlagen mit dem Leistungsverzeichnis, den Vertragsbedingungen und den Zuschlagskriterien.

5. Angebote erstellen und einreichen Die Bieter kalkulieren ihr Angebot und reichen es fristgerecht über die eVergabe-Plattform ein. Die Angebotsfrist beträgt bei beschränkten Ausschreibungen in der Regel mindestens 10 Kalendertage.

6. Wertung und Zuschlag Der Auftraggeber wertet die Angebote nach den vorab bekanntgemachten Zuschlagskriterien und erteilt dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag.

Ablauf ohne Teilnahmewettbewerb

Bei der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb entfällt die öffentliche Bekanntmachung. Der Ablauf ist kürzer:

1. Bieterauswahl durch den Auftraggeber Der Auftraggeber wählt geeignete Unternehmen aus. Quellen für die Auswahl:

•Präqualifikationsverzeichnisse: Das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (PQ-VOB, PQ-VOL) ist die wichtigste Quelle
•Bieterdatenbanken: Viele Vergabestellen führen eigene Listen bewährter Unternehmen
•Branchenverzeichnisse: IHK-Datenbanken, Handwerkskammer-Listen
•Eigene Erfahrungen: Unternehmen, die in der Vergangenheit gute Leistungen erbracht haben

2. Angebotsaufforderung Die ausgewählten Unternehmen erhalten direkt die Vergabeunterlagen. Mindestens drei Unternehmen müssen aufgefordert werden.

3. Angebote und Zuschlag Die Bieter reichen ihre Angebote fristgerecht ein. Die Wertung und der Zuschlag erfolgen wie beim Verfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Transparenzpflicht

Auch bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb gelten Dokumentationspflichten. Der Auftraggeber muss die Gründe für die Wahl des Verfahrens und die Auswahl der Bieter nachvollziehbar dokumentieren (Vergabevermerk). Wer dieses Verfahren nutzt, unterliegt dennoch den allgemeinen Vergabegrundsätzen: Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz.

Unterschied: Beschränkte vs. öffentliche Ausschreibung

Die beiden häufigsten Verfahren im nationalen Vergaberecht unterscheiden sich in mehreren Punkten:

Kriterium

Öffentliche Ausschreibung

Beschränkte Ausschreibung

Bieterkreis

Unbeschränkt, jeder darf teilnehmen

Begrenzt auf eingeladene Unternehmen

Bekanntmachung

Immer öffentlich

Nur bei Variante mit TNW

Verfahrensdauer

Länger (mehr Angebote zu prüfen)

Kürzer (weniger Angebote)

Aufwand für Auftraggeber

Höher (viele Angebote)

Geringer (gezielte Auswahl)

Aufwand für Bieter

Gleich (vollständiges Angebot)

Gleich, ggf. zusätzlich Teilnahmeantrag

Wettbewerb

Maximal (alle können teilnehmen)

Eingeschränkt (nur Eingeladene)

Chancen für KMU

Gut, wenn Eignungskriterien passen

Abhängig von Bekanntheitsgrad beim Auftraggeber

Rechtsschutz

Vergabekammer (oberhalb Schwellenwert)

Eingeschränkt (unterhalb Schwellenwert)

Und was ist das nicht offene Verfahren?

Das nicht offene Verfahren nach VgV ist das Pendant zur beschränkten Ausschreibung im EU-Oberschwellenbereich. Es folgt dem gleichen Zweiphasen-Prinzip (Teilnahmewettbewerb + Angebotsphase), unterliegt aber den strengeren EU-Vergaberegeln mit längeren Mindestfristen und zwingender Veröffentlichung im TED.

Weitere Informationen zu allen Vergabeverfahren finden Sie in unserem Übersichtsguide.

Tipps: So werden Sie zur beschränkten Ausschreibung eingeladen

Da Sie bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb nicht aktiv suchen und sich bewerben können, müssen Sie andere Strategien nutzen:

1. Präqualifikation nutzen

Die Präqualifikation (PQ) ist der wichtigste Hebel. Auftraggeber greifen bei der Bieterauswahl als Erstes auf Präqualifikationsverzeichnisse zurück.

•PQ-VOB für Bauunternehmen über den Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V.
•AVPQ (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen) für Liefer- und Dienstleistungen
•ULV (Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis) auf Bundeslandebene

Die Eintragung kostet je nach Verzeichnis zwischen 250 und 600 € pro Jahr, spart aber erheblichen Aufwand bei jeder Bewerbung.

2. Sichtbarkeit bei Vergabestellen aufbauen

Machen Sie sich bei den für Ihre Branche relevanten öffentlichen Auftraggebern bekannt:

•Nehmen Sie an Bieterveranstaltungen und Vergabetagen teil (viele Kommunen und Bundesländer organisieren diese regelmäßig)
•Registrieren Sie sich in den Bieterdatenbanken der Vergabestellen
•Nutzen Sie IHK-Kontakte und Handwerkskammer-Netzwerke
•Besuchen Sie Fachmessen, auf denen öffentliche Auftraggeber vertreten sind

3. Referenzprojekte pflegen

Halten Sie Ihre Referenzliste aktuell. Auftraggeber suchen Unternehmen mit nachgewiesener Erfahrung in vergleichbaren Projekten. Dokumentieren Sie:

•Auftraggeber, Projekttitel und Zeitraum
•Auftragsvolumen
•Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen
•Ansprechpartner für Rückfragen

4. Parallele Strategie: Öffentliche Ausschreibungen nutzen

Auch wenn Sie auf beschränkte Verfahren abzielen, sollten Sie öffentliche Ausschreibungen im Blick behalten. Jeder erfolgreich abgewickelte Auftrag ist eine Referenz und macht Sie bei der Vergabestelle bekannt. Mit Bidfix finden Sie passende öffentliche Ausschreibungen aus allen Vergabeplattformen der DACH-Region gebündelt an einem Ort.

5. Bei Teilnahmewettbewerben aktiv bewerben

Überwachen Sie Bekanntmachungen für beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb. Diese werden auf den üblichen Vergabeportalen veröffentlicht. Ein guter Teilnahmeantrag mit aussagekräftigen Referenzen, transparenter Personalaufstellung und passenden Zertifikaten erhöht Ihre Auswahl-Chancen erheblich.

Häufige Fehler bei beschränkten Ausschreibungen

Auch bei beschränkten Ausschreibungen gibt es Fallstricke, die Bieter kennen sollten:

Fehler 1: Teilnahmeantrag als Angebot verwechseln

Beim Verfahren mit Teilnahmewettbewerb reichen Sie zunächst nur einen Teilnahmeantrag ein, kein vollständiges Angebot. Viele Bieter schicken zu viele Details zur Preiskalkulation, obwohl in Phase 1 nur die Eignung geprüft wird.

Fehler 2: Fristen unterschätzen

Die Fristen bei beschränkten Ausschreibungen sind oft kürzer als bei öffentlichen Verfahren. Im Schnitt haben Sie 10 bis 15 Kalendertage für die Angebotsabgabe. Beginnen Sie sofort mit der Kalkulation, sobald die Vergabeunterlagen eintreffen.

Fehler 3: Einladung als Auftragszusage verstehen

Eine Einladung zur beschränkten Ausschreibung bedeutet nicht, dass Sie den Auftrag bereits gewonnen haben. Sie stehen lediglich in einem kleineren Wettbewerb. Nehmen Sie die Kalkulation genauso ernst wie bei öffentlichen Ausschreibungen.

Fehler 4: Nachunternehmer nicht angeben

Auch bei beschränkten Ausschreibungen gelten die Nachunternehmer-Pflichten. Wenn Sie Teile der Leistung vergeben wollen, müssen Sie dies im Angebot angeben. Verschweigen Sie Nachunternehmer nicht.

Fehler 5: Auf nur ein Verfahren setzen

Beschränkte Ausschreibungen sind eine Ergänzung, kein Ersatz für öffentliche Verfahren. Unternehmen, die sich ausschließlich auf Einladungen verlassen, verpassen den größeren Teil des Marktes.

Checkliste für Bieter

Nutzen Sie diese Checkliste, um bei beschränkten Ausschreibungen nichts zu vergessen:

Vorbereitung (jederzeit)

•☐ Präqualifikation aktuell und gültig
•☐ Referenzliste auf dem neuesten Stand
•☐ Eignungsnachweise (Handelsregister, Versicherung, Steuerbescheinigung) griffbereit
•☐ In Bieterdatenbanken relevanter Vergabestellen registriert
•☐ Regelmäßige Teilnahme an Bieterveranstaltungen

Bei Teilnahmewettbewerb

•☐ Bekanntmachung sorgfältig gelesen, alle Anforderungen notiert
•☐ Eignungskriterien geprüft: Erfüllen wir alle Muss-Kriterien?
•☐ Teilnahmeantrag vollständig und fristgerecht eingereicht
•☐ Referenzen passend zur ausgeschriebenen Leistung ausgewählt

Nach der Einladung

•☐ Vergabeunterlagen vollständig heruntergeladen
•☐ Leistungsverzeichnis sorgfältig geprüft
•☐ Bieterfragen gestellt (innerhalb der Fragefrist)
•☐ Kalkulation geprüft und nachvollziehbar dokumentiert
•☐ Alle geforderten Anlagen beigefügt
•☐ Angebot fristgerecht über eVergabe-Plattform eingereicht
•☐ Eingangsbestätigung der Plattform gesichert

Mit Bidfix können Sie nicht nur öffentliche Ausschreibungen finden, sondern auch Teilnahmewettbewerbe für beschränkte Verfahren gezielt überwachen. Die KI-gestützte Kriterienanalyse hilft Ihnen, Eignungsanforderungen systematisch zu prüfen und Ihre Teilnahmeanträge passgenau aufzusetzen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen beschränkter Ausschreibung und nicht offenem Verfahren?

Die beschränkte Ausschreibung gilt im nationalen Unterschwellenbereich (VOB/A, UVgO), das nicht offene Verfahren im EU-Oberschwellenbereich (VgV). Beide folgen dem gleichen Prinzip: Erst werden Bewerber ausgewählt, dann geben nur die ausgewählten Bieter ein Angebot ab. Die EU-Variante hat strengere Fristen, Bekanntmachungspflichten (TED) und Rechtsschutzmöglichkeiten.

Wie viele Bieter müssen bei einer beschränkten Ausschreibung eingeladen werden?

Nach VOB/A müssen mindestens drei Bieter aufgefordert werden, bei der UVgO mindestens drei bis fünf. In der Praxis laden Auftraggeber oft fünf bis acht Unternehmen ein, um ausreichend Wettbewerb sicherzustellen.

Kann ich mich initiativ für beschränkte Ausschreibungen bewerben?

Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb ja. Diese werden auf Vergabeplattformen veröffentlicht und jedes Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag einreichen. Bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt die Auswahl durch den Auftraggeber. Hier hilft eine Präqualifikation und der Aufbau von Beziehungen zu Vergabestellen.

Welche Wertgrenzen gelten 2026 für beschränkte Ausschreibungen?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten erhöhte Wertgrenzen: Bauaufträge bis 150.000 € netto und Liefer-/Dienstleistungsaufträge bis 100.000 € netto dürfen beschränkt ohne Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben werden. Mit Teilnahmewettbewerb sind Aufträge bis zum jeweiligen EU-Schwellenwert (5.538.000 € Bau / 221.000 € Liefer/DL) möglich.

Wie finde ich beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb?

Beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb werden auf Vergabeportalen (DTVP, Vergabe.NRW, Bayern-Portal etc.) veröffentlicht. Mit Bidfix können Sie alle Plattformen gebündelt durchsuchen und erhalten Benachrichtigungen, wenn passende Teilnahmewettbewerbe für Ihre Branche und Region veröffentlicht werden.

Ist eine Rüge bei beschränkten Ausschreibungen möglich?

Im Unterschwellenbereich besteht kein Zugang zur Vergabekammer. Sie können den Auftraggeber auf Vergabefehler hinweisen (sogenannte Rüge), allerdings gibt es keinen förmlichen Rechtsschutz. Erst oberhalb der EU-Schwellenwerte (nicht offenes Verfahren nach VgV) können Sie die Vergabekammer anrufen.