Submission: Die formelle Angebotseröffnung im Vergabeverfahren
Definition
Die Submission (Angebotseröffnung, Eröffnungstermin) ist der formelle Akt, bei dem die eingegangenen Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist geöffnet und verlesen werden. Sie gewährleistet die Transparenz und Gleichbehandlung aller Bieter im Vergabeverfahren.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Submission ist der Termin, an dem die eingegangenen Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist formell geöffnet werden, sie gewährleistet Transparenz und Gleichbehandlung.
- Bei Bauleistungen nach VOB/A dürfen Bieter oder ihre Bevollmächtigten am Eröffnungstermin teilnehmen, bei Liefer- und Dienstleistungen nach VgV ist dies nicht vorgesehen.
- Durch die elektronische Vergabe hat sich die Submission grundlegend verändert: Die Öffnung erfolgt heute meist digital, physische Submissionstermine werden immer seltener.
Was ist die Submission?
Die Submission (auch Angebotseröffnung, Eröffnungstermin oder Submissionstermin) bezeichnet den formellen Vorgang der Öffnung und Verlesung der eingegangenen Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist. Sie ist ein zentrales Element des Vergabeverfahrens und dient der Gewährleistung von Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerbsschutz.
Der Begriff stammt aus dem Lateinischen ("submittere" = unterbreiten, vorlegen) und hat sich in der deutschen Vergabepraxis als feststehender Terminus etabliert. In der Alltagssprache wird "Submission" häufig als Synonym für die gesamte Angebotsabgabe oder das Vergabeverfahren selbst verwendet. Im engeren vergaberechtlichen Sinne bezeichnet die Submission jedoch ausschließlich den Akt der Angebotseröffnung.
Die Submission hat mehrere wichtige Funktionen:
- Transparenzfunktion: Die gleichzeitige Öffnung aller Angebote stellt sicher, dass kein Angebot vorab eingesehen und die Information zum Nachteil anderer Bieter genutzt wird.
- Gleichbehandlungsfunktion: Alle Angebote werden zum gleichen Zeitpunkt und unter gleichen Bedingungen geöffnet.
- Dokumentationsfunktion: Die Submission wird protokolliert und schafft eine nachprüfbare Grundlage für die anschließende Angebotswertung.
- Wettbewerbsschutzfunktion: Durch die kontrollierte Eröffnung wird verhindert, dass Angebote nachträglich manipuliert oder verändert werden.
Die Rechtsgrundlagen der Submission finden sich insbesondere in:
- •§ 14 VOB/A (Eröffnungstermin bei Bauleistungen, national)
- •§ 14 VOB/A-EU (Eröffnung bei Bauleistungen, EU-weit)
- •§ 55 VgV (Öffnung der Angebote bei Liefer- und Dienstleistungen)
- •§ 40 UVgO (Öffnung der Angebote im Unterschwellenbereich)
Der Submissionstermin: Ablauf und Beteiligte
Der Submissionstermin (Eröffnungstermin) folgt einem festgelegten Ablauf, der je nach Vergabeart und Rechtsgrundlage variiert.
Klassischer Submissionstermin nach VOB/A (Bauleistungen)
Bei Bauleistungen ist der Submissionstermin traditionell ein öffentlicher Akt, zu dem die Bieter oder ihre Bevollmächtigten eingeladen sind. Der Ablauf:
- Feststellung der Angebote: Der Verhandlungsleiter (Vertreter der Vergabestelle) stellt fest, welche Angebote fristgerecht eingegangen sind und welche nach Fristablauf (verspätet) eingetroffen sind.
- Öffnung der Angebote: Die Angebote werden in der Reihenfolge ihres Eingangs geöffnet. Bei elektronischen Angeboten erfolgt die Entschlüsselung.
- Verlesung der wesentlichen Angaben: Folgende Informationen werden verlesen und im Protokoll festgehalten:
- Protokollerstellung: Über den gesamten Eröffnungstermin wird ein Protokoll (Submissionsprotokoll, Niederschrift) erstellt, das von den Beteiligten der Vergabestelle unterzeichnet wird.
Wer darf teilnehmen?
Bei Bauleistungen nach VOB/A haben folgende Personen das Recht, am Eröffnungstermin teilzunehmen:
- •Bieter oder ihre Bevollmächtigten (mit schriftlicher Vollmacht)
- •Vertreter der Vergabestelle (Verhandlungsleiter und Protokollant)
- •Gegebenenfalls Sachverständige der Vergabestelle
Die Öffentlichkeit (Presse, unbeteiligte Dritte) hat kein Zutrittsrecht zum Eröffnungstermin.
Submission bei Liefer- und Dienstleistungen (VgV)
Bei Liefer- und Dienstleistungen nach VgV ist die Angebotseröffnung nicht öffentlich. § 55 VgV sieht kein Recht der Bieter auf Teilnahme am Eröffnungstermin vor. Die Öffnung erfolgt intern durch mindestens zwei Vertreter der Vergabestelle.
Elektronische Submission vs. physische Öffnung
Mit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Vergabe hat sich der Ablauf der Submission grundlegend verändert.
Klassische physische Submission (historisch)
Bis zur Einführung der E-Vergabe wurden Angebote in verschlossenen Umschlägen bei der Vergabestelle eingereicht. Diese Umschläge wurden mit einem Eingangsstempel versehen, in einem verschlossenen Raum aufbewahrt und erst zum Submissionstermin im Beisein der Bieter geöffnet.
Merkmale der physischen Submission:
- •Angebote in versiegelten Umschlägen
- •Öffnung in einem Submissionsraum
- •Verlesung der Angebotspreise vor den anwesenden Bietern
- •Hohe Transparenz durch die unmittelbare Anwesenheit der Bieter
- •Protokollierung auf Papier
Moderne elektronische Submission
Heute werden die meisten Angebote elektronisch über Vergabeplattformen eingereicht. Die Angebote werden auf dem Server der Plattform verschlüsselt gespeichert und können erst nach Ablauf der Angebotsfrist entschlüsselt und geöffnet werden.
Merkmale der elektronischen Submission:
- •Angebote werden verschlüsselt auf der Vergabeplattform gespeichert
- •Vier-Augen-Prinzip: Mindestens zwei berechtigte Personen der Vergabestelle müssen die Entschlüsselung gemeinsam auslösen
- •Der Zeitstempel des Servers dokumentiert den exakten Eingang
- •Die Öffnung wird automatisch protokolliert
- •Bieter erhalten in der Regel keine Einsicht in die Ergebnisse der Eröffnung (außer bei VOB/A)
Besonderheiten bei VOB/A-Vergaben im elektronischen Verfahren
Auch bei elektronischer Vergabe bleibt das Recht der Bieter auf Teilnahme am Eröffnungstermin bei Bauleistungen nach VOB/A grundsätzlich bestehen. In der Praxis wird dies unterschiedlich gehandhabt:
- •Einige Vergabestellen laden die Bieter weiterhin zum physischen Eröffnungstermin ein und zeigen die Ergebnisse der elektronischen Öffnung auf einem Bildschirm
- •Andere Vergabestellen führen die Öffnung rein elektronisch durch und übermitteln den Bietern anschließend das Submissionsprotokoll
Die Rechtsprechung hat klargestellt, dass auch bei elektronischer Vergabe die Transparenzanforderungen der VOB/A eingehalten werden müssen.
Das Submissionsprotokoll
Das Submissionsprotokoll (auch Niederschrift über den Eröffnungstermin oder Öffnungsprotokoll) ist das zentrale Dokument der Submission. Es dokumentiert den gesamten Eröffnungsvorgang und ist Bestandteil der Vergabeakte.
Pflichtangaben des Protokolls
Das Submissionsprotokoll muss mindestens enthalten:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Eröffnung
- Bezeichnung des Vergabeverfahrens (Vergabenummer, Auftragsgegenstand)
- Namen der Verhandlungsleitung (mindestens zwei Personen)
- Liste der eingegangenen Angebote mit:
- Verspätet eingegangene Angebote (die nicht geöffnet werden)
- Besondere Vorkommnisse (z.B. beschädigte Umschläge, fehlende Unterschriften)
- Anwesende Bieter oder Bevollmächtigte (bei VOB/A)
- Unterschriften der Verhandlungsleitung
Bedeutung des Protokolls für Bieter
Das Submissionsprotokoll ist für Bieter aus mehreren Gründen wichtig:
- •Es ermöglicht die Einschätzung der eigenen Wettbewerbsposition: Anhand der verlesenen Angebotssummen kann der Bieter abschätzen, ob er preislich im Wettbewerb liegt
- •Es dient als Nachweis für die ordnungsgemäße Durchführung der Submission
- •Es kann als Grundlage für Rügen dienen, wenn Unregelmäßigkeiten bei der Eröffnung festgestellt werden
Einsichtsrecht
Bei Bauleistungen nach VOB/A haben die Bieter das Recht, das Submissionsprotokoll einzusehen oder eine Kopie zu erhalten. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach VgV wird das Protokoll den Bietern in der Regel nicht übermittelt, sie erfahren die Ergebnisse erst durch die Vorabinformation nach § 134 GWB.
Elektronisches Protokoll
Bei elektronischer Vergabe wird das Submissionsprotokoll automatisch von der Vergabeplattform erstellt. Es enthält die gleichen Informationen wie ein manuelles Protokoll, ergänzt um die technischen Daten der elektronischen Öffnung (Zeitstempel, Entschlüsselungsnachweis, Hashwerte).
Regelungen nach VOB/A und VgV im Vergleich
Die Regelungen zur Submission unterscheiden sich erheblich je nachdem, ob es sich um Bauleistungen (VOB/A) oder Liefer-/Dienstleistungen (VgV, UVgO) handelt.
VOB/A: Transparente Submission mit Bieterrecht
§ 14 VOB/A regelt den Eröffnungstermin für nationale Bauvergaben:
- •Bieter und ihre Bevollmächtigten dürfen am Eröffnungstermin teilnehmen
- •Die Verlesung der wesentlichen Angebotsbestandteile ist verpflichtend
- •Die Bieter dürfen das Protokoll einsehen
- •Verspätet eingegangene Angebote werden nicht geöffnet und zurückgesandt
- •Die Eröffnung findet unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist statt
VOB/A-EU: EU-weite Bauvergabe
§ 14 VOB/A-EU enthält vergleichbare Regelungen für Bauaufträge oberhalb des EU-Schwellenwerts. Die Transparenzanforderungen sind hier sogar noch strenger, da der Oberschwellenbereich den europäischen Vergabegrundsätzen unterliegt.
VgV: Nicht-öffentliche Öffnung
§ 55 VgV regelt die Angebotseröffnung für Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte:
- •Die Öffnung erfolgt durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers
- •Bieter haben kein Recht auf Teilnahme an der Öffnung
- •Die geöffneten Angebote werden mit Eingangsvermerk und den wesentlichen Angaben dokumentiert
- •Das Ergebnis der Öffnung wird den Bietern nicht mitgeteilt (erst mit der Vorabinformation nach § 134 GWB)
UVgO: Unterschwellenbereich
§ 40 UVgO enthält vereinfachte Regelungen für den Unterschwellenbereich:
- •Die Öffnung erfolgt durch mindestens zwei Personen
- •Kein Bieterrecht auf Teilnahme
- •Dokumentationspflicht in der Vergabeakte
Vergleichstabelle
Häufige Fehler und Praxistipps
Die Submission ist ein formeller Akt, bei dem Fehler weitreichende Konsequenzen haben können.
Häufige Fehler bei der Submission
- Vorzeitige Öffnung: Werden Angebote vor Ablauf der Angebotsfrist geöffnet, liegt ein schwerwiegender Vergabeverstoß vor. Die betroffenen Angebote sind in der Regel auszuschließen, möglicherweise muss das gesamte Verfahren wiederholt werden.
- Fehlende Dokumentation: Wird die Submission nicht ordnungsgemäß protokolliert, kann dies die Nachvollziehbarkeit des Vergabeverfahrens beeinträchtigen und einen anfechtbaren Vergabeverstoß darstellen.
- Nicht-Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips: Die Öffnung durch nur eine Person widerspricht den vergaberechtlichen Anforderungen und kann die Integrität des Verfahrens in Frage stellen.
- Verlesung vertraulicher Informationen: Bei der Submission dürfen nur die in den Vergabevorschriften genannten Angaben verlesen werden. Kalkulationsdetails, Nachunternehmerangebote oder vertrauliche Konzeptinhalte dürfen nicht offengelegt werden.
- Ungleiche Information: Wenn bei elektronischer Vergabe einige Bieter die Submissionsergebnisse erhalten und andere nicht, liegt ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz vor.
Praxistipps für Bieter
1. Am Eröffnungstermin teilnehmen (bei VOB/A): Nutzen Sie Ihr Recht, an der Submission bei Bauleistungen teilzunehmen. Die Kenntnis der Mitbewerberpreise ist eine wertvolle Information für Ihre Markteinschätzung und zukünftige Kalkulationen.
2. Protokoll anfordern: Fordern Sie bei Bauvergaben das Submissionsprotokoll an. Prüfen Sie es auf Vollständigkeit und Korrektheit. Bei Auffälligkeiten (z.B. extrem niedrige Angebote, Angebote bekanntermaßen verbundener Unternehmen) kann eine Prüfung auf wettbewerbswidrige Absprachen angebracht sein.
3. Rechtzeitig abgeben: Die Submission kann nur Angebote berücksichtigen, die vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sind. Verspätete Angebote werden nicht geöffnet und nicht gewertet.
4. Auf Unregelmäßigkeiten achten: Beobachten Sie bei der Teilnahme am Eröffnungstermin, ob alle Formalien eingehalten werden. Vergabeverstöße bei der Submission können im Nachprüfungsverfahren gerügt werden.
5. Bidfix nutzen: Mit Bidfix können Sie Ihre Angebotsfristen zuverlässig überwachen und sicherstellen, dass Ihre Angebote rechtzeitig zum Submissionstermin eingehen. Die automatische Fristerinnerung schützt vor versehentlichen Fristversäumnissen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Submission und Angebotsfrist?
Die Angebotsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen Angebote eingereicht werden müssen. Die Submission ist der Termin, an dem die eingegangenen Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist formell geöffnet werden. Die Submission findet also unmittelbar nach Ende der Angebotsfrist statt.
Dürfen Bieter bei der Angebotseröffnung dabei sein?
Bei Bauleistungen nach VOB/A ja. Bieter oder ihre Bevollmächtigten haben das Recht, am Eröffnungstermin teilzunehmen und die verlesenen Angebotssummen zu erfahren. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach VgV und UVgO haben Bieter kein Teilnahmerecht, die Öffnung erfolgt intern durch die Vergabestelle.
Was wird bei der Submission verlesen?
Bei Bauleistungen nach VOB/A werden folgende Angaben verlesen: Name und Sitz des Bieters, die Angebotsendsumme, angebotene Nachlässe und Skonti sowie Abweichungen von den Vergabeunterlagen. Vertrauliche Kalkulationsdetails oder Konzeptinhalte werden nicht offengelegt.
Wie läuft die elektronische Submission ab?
Bei der elektronischen Submission werden die verschlüsselt auf der Vergabeplattform gespeicherten Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist durch mindestens zwei berechtigte Personen entschlüsselt und geöffnet (Vier-Augen-Prinzip). Der Vorgang wird automatisch protokolliert. Bei VOB/A-Vergaben können Bieter zur elektronischen Öffnung eingeladen werden.
Was passiert mit verspätet eingegangenen Angeboten?
Verspätet eingegangene Angebote werden bei der Submission nicht geöffnet und nicht gewertet. Sie werden als verspätet im Protokoll vermerkt und in der Regel ungeöffnet an den Bieter zurückgesandt. Der verspätete Eingang führt zum zwingenden Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Kann ich das Submissionsprotokoll einsehen?
Bei Bauleistungen nach VOB/A haben Bieter das Recht, das Submissionsprotokoll einzusehen oder eine Kopie zu erhalten. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach VgV wird das Protokoll den Bietern in der Regel nicht übermittelt. Die Ergebnisse erfahren sie erst durch die Vorabinformation nach § 134 GWB.
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Verwandte Glossarbegriffe
Angebotsfrist
Die Angebotsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen Bieter ihre Angebote bei der Vergabestelle einreichen müssen. Sie wird vom Auftraggeber festgelegt und richtet sich nach den Mindestfristen der VgV, UVgO oder VOB/A.
Fristen & TermineBindefrist
Die Bindefrist (auch Zuschlagsfrist oder Angebotsbindefrist) ist der Zeitraum, in dem ein Bieter an sein abgegebenes Angebot gebunden ist und es nicht mehr zurückziehen oder ändern darf. Sie wird vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegt.
Fristen & TermineZuschlagsfrist
Die Zuschlagsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen der öffentliche Auftraggeber den Zuschlag auf ein Angebot erteilen muss. Sie entspricht in der Regel der Bindefrist und ist in den Vergabeunterlagen festgelegt.
Fristen & TermineStillhaltefrist
Die Stillhaltefrist (auch Wartefrist oder Informationsfrist) ist die gesetzliche Frist nach § 134 GWB, die der öffentliche Auftraggeber zwischen der Information der unterlegenen Bieter und der Zuschlagserteilung einhalten muss. Sie beträgt 15 Kalendertage (10 bei elektronischer Übermittlung).
VergabeprozessElektronische Vergabe
Die elektronische Vergabe (E-Vergabe) bezeichnet die vollständig digitale Abwicklung öffentlicher Vergabeverfahren, von der Bekanntmachung über den Versand der Vergabeunterlagen und die Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung über spezielle Vergabeplattformen.