Was ist eine Ausschreibung? Definition, Arten & Ablauf einfach erklärt
Alles, was Sie über öffentliche Ausschreibungen wissen müssen: Von der Definition über die verschiedenen Verfahrensarten bis zur erfolgreichen Teilnahme.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Ausschreibung ist ein formalisiertes Verfahren, bei dem öffentliche Auftraggeber Unternehmen zur Abgabe von Angeboten für Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen auffordern.
- Es gibt verschiedene Verfahrensarten: Öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung, freihändige Vergabe und Verhandlungsverfahren – je nach Auftragswert und Komplexität.
- Der öffentliche Beschaffungsmarkt in Deutschland umfasst über 500 Milliarden Euro jährlich – ein riesiger Markt, der jedem Unternehmen offensteht.
Definition: Was ist eine Ausschreibung?
Eine Ausschreibung ist ein formalisiertes Verfahren, bei dem ein Auftraggeber – meist die öffentliche Hand – Unternehmen auffordert, Angebote für eine bestimmte Leistung abzugeben. Ziel ist es, den besten Anbieter für einen Auftrag zu finden, und zwar transparent, wettbewerblich und wirtschaftlich.
Im Kontext des öffentlichen Sektors spricht man von einer öffentlichen Ausschreibung. Dabei sind Behörden, Kommunen, Landeseinrichtungen und andere öffentliche Stellen gesetzlich verpflichtet, ihre Aufträge auszuschreiben. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Vergaberecht, das Transparenz und fairen Wettbewerb sicherstellen soll.
Warum gibt es Ausschreibungen?
Öffentliche Ausschreibungen dienen mehreren Zwecken:
- •Wirtschaftlichkeit: Der Staat soll Steuergelder effizient einsetzen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen
- •Transparenz: Alle Unternehmen sollen die gleiche Chance haben, öffentliche Aufträge zu gewinnen
- •Wettbewerb: Durch den Wettbewerb zwischen Anbietern entstehen bessere Angebote
- •Korruptionsprävention: Formalisierte Verfahren erschweren Vetternwirtschaft und Bestechung
Öffentliche vs. private Ausschreibungen
Während öffentliche Auftraggeber an strenge Vergaberegeln gebunden sind, können private Unternehmen frei entscheiden, wie sie ihre Aufträge vergeben. Private Ausschreibungen sind weniger formalisiert und unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf öffentliche Ausschreibungen nach deutschem und EU-Vergaberecht.
Arten von Ausschreibungen
Das Vergaberecht kennt verschiedene Verfahrensarten, die je nach Auftragswert, Komplexität und besonderen Umständen zum Einsatz kommen.
Öffentliche Ausschreibung
Die öffentliche Ausschreibung (im EU-Bereich: offenes Verfahren) ist das Standardverfahren. Die Ausschreibung wird öffentlich bekannt gemacht und jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben.
- •Größte Transparenz und Wettbewerb
- •Keine Vorauswahl der Bieter
- •Typisch für Standardleistungen und höhere Auftragswerte
Beschränkte Ausschreibung
Bei der beschränkten Ausschreibung (im EU-Bereich: nicht offenes Verfahren) werden nur ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Auswahl erfolgt entweder über einen vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb oder direkt durch den Auftraggeber.
- •Weniger Bieter, schnelleres Verfahren
- •Geeignet für spezialisierte Leistungen
- •Unterhalb bestimmter Wertgrenzen ohne Teilnahmewettbewerb möglich
Freihändige Vergabe / Verhandlungsvergabe
Bei der freihändigen Vergabe (national) bzw. dem Verhandlungsverfahren (EU) kann der Auftraggeber direkt mit einem oder mehreren Unternehmen verhandeln.
- •Höchste Flexibilität
- •Nur in Ausnahmefällen zulässig (z. B. Dringlichkeit, nur ein Anbieter)
- •Unterhalb niedriger Wertgrenzen auch regulär möglich
Direktauftrag
Bei sehr kleinen Auftragswerten kann der Auftraggeber einen Direktauftrag erteilen – also ohne formelles Vergabeverfahren direkt bei einem Unternehmen bestellen.
- •Wertgrenze 2026: bis 50.000 € (Bau) bzw. 15.000 € (Liefer/DL) auf Bundesebene
- •Mindestens ein Preisvergleich sollte erfolgen
- •Details zu aktuellen Wertgrenzen: Schwellenwerte 2026
Übersicht: Verfahrensarten nach Auftragswert
Wer schreibt aus? Öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Öffentliche Ausschreibungen werden von öffentlichen Auftraggebern veröffentlicht. Dazu gehören:
Bund
- •Bundesministerien und nachgeordnete Behörden
- •Bundeswehr (Beschaffungsamt)
- •Bundespolizei, Zoll, Bundesagentur für Arbeit
- •Bundesanstalten und -ämter
Länder
- •Landesministerien und Landesbehörden
- •Landespolizei, Finanzämter
- •Staatliche Hochschulen und Universitäten
- •Landesbetriebe (Straßenbau, Immobilienmanagement)
Kommunen
- •Städte, Gemeinden, Landkreise
- •Kommunale Eigenbetriebe (Stadtwerke, Verkehrsbetriebe)
- •Zweckverbände
Sonstige öffentliche Auftraggeber
- •Sozialversicherungsträger (Krankenkassen, Rentenversicherung)
- •Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten
- •Kammern (IHK, Handwerkskammer)
- •Kirchen und kirchliche Einrichtungen (teilweise)
Sektorenauftraggeber
Eine besondere Kategorie sind Sektorenauftraggeber – Unternehmen in den Bereichen Energie, Wasser, Verkehr und Post. Auch wenn sie privatrechtlich organisiert sind, unterliegen sie dem Vergaberecht, wenn sie öffentliche Aufgaben erfüllen (z. B. Deutsche Bahn, Stadtwerke).
Alle diese Stellen müssen ihre Aufträge nach den Regeln des Vergaberechts vergeben – je nach Auftragswert nach nationalem Recht (UVgO, VOB/A) oder EU-Recht (VgV, SektVO).
Der Ablauf einer Ausschreibung
Eine öffentliche Ausschreibung folgt einem standardisierten Ablauf. Hier die wichtigsten Phasen:
1. Bedarfsermittlung und Vorbereitung
Der Auftraggeber definiert, was er beschaffen möchte:
- •Erstellung der Leistungsbeschreibung (Was genau wird gebraucht?)
- •Festlegung der Eignungskriterien (Welche Anforderungen müssen Bieter erfüllen?)
- •Bestimmung der Zuschlagskriterien (Wie werden Angebote bewertet?)
- •Schätzung des Auftragswertes (Welches Verfahren ist anzuwenden?)
2. Bekanntmachung
Die Ausschreibung wird veröffentlicht:
- •EU-weit auf TED (Tenders Electronic Daily) bei Aufträgen über dem EU-Schwellenwert
- •National auf Vergabeplattformen wie bund.de, Landesportalen oder DTVP
- •Vergabeunterlagen werden zum Download bereitgestellt
3. Angebotsphase
Unternehmen können nun Angebote erstellen:
- •Download der Vergabeunterlagen
- •Bieterfragen stellen (Antworten gehen an alle Bieter)
- •Angebot kalkulieren und erstellen
- •Fristgerechte Einreichung über die Vergabeplattform
Typische Fristen:
- •Offenes Verfahren (EU): mindestens 30 Tage
- •Nicht offenes Verfahren (EU): mindestens 25 Tage
- •Nationale Verfahren: oft 10-20 Tage
4. Angebotsprüfung und -wertung
Der Auftraggeber prüft die eingegangenen Angebote:
- •Formale Prüfung: Vollständigkeit, Unterschriften, Fristen
- •Eignungsprüfung: Erfüllt der Bieter die Anforderungen?
- •Angebotswertung: Bewertung nach den Zuschlagskriterien
- •Ggf. Aufklärungsgespräche bei Unklarheiten
5. Zuschlag und Vertragsschluss
- •Information der Bieter über das Ergebnis
- •Bei EU-Vergaben: 10-tägige Wartefrist vor Zuschlag
- •Zuschlagserteilung an das wirtschaftlichste Angebot
- •Vertragsschluss und Auftragsausführung
Zeitlicher Rahmen
Wo findet man Ausschreibungen?
Öffentliche Ausschreibungen werden auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht. Hier die wichtigsten Anlaufstellen:
EU-weite Plattformen
- •TED (Tenders Electronic Daily): Alle EU-weiten Ausschreibungen ab dem Schwellenwert
- •Pflichtveröffentlichung für Aufträge über 216.000 € (Liefer/DL) bzw. 5.404.000 € (Bau)
Nationale Plattformen (Deutschland)
- •bund.de / service.bund.de: Ausschreibungen des Bundes
- •Landesportale: Jedes Bundesland betreibt eigene Vergabeportale
- •vergabe.bayern.de, vergabe.nrw.de, vergabe.rlp.de etc.
- •DTVP (Deutsches Vergabeportal): Größtes privatwirtschaftliches Portal
- •subreport ELViS: Weit verbreitet bei Kommunen
Das Problem: Fragmentierung
Die Vielzahl der Plattformen macht die Suche zeitaufwendig. Unternehmen müssen oft Dutzende Portale durchsuchen, um alle relevanten Ausschreibungen zu finden.
Die Lösung: Aggregatoren
Plattformen wie Bidfix bündeln Ausschreibungen aus über 30 Vergabeportalen und nutzen künstliche Intelligenz, um passende Aufträge nach Branche, Region und Unternehmensprofil zu filtern. Das spart bis zu 80 % der täglichen Recherchezeit.
Mehr dazu: Öffentliche Aufträge finden – Der vollständige Leitfaden
Wie nimmt man an einer Ausschreibung teil?
Die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung erfordert Vorbereitung und Sorgfalt. Hier die wichtigsten Schritte:
1. Eignung prüfen
Bevor Sie Zeit in ein Angebot investieren, prüfen Sie:
- •Erfüllen Sie die Eignungskriterien? (Referenzen, Umsatz, Zertifikate)
- •Passt die Leistung zu Ihrem Angebot?
- •Ist die Kapazität für den Auftrag vorhanden?
- •Lohnt sich der Aufwand bei realistischer Gewinnchance?
2. Unterlagen beschaffen
- •Registrierung auf der Vergabeplattform
- •Download aller Vergabeunterlagen
- •Vollständigkeit prüfen (Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Formulare)
3. Bieterfragen nutzen
Bei Unklarheiten: Fragen stellen! Die Frist für Bieterfragen endet meist einige Tage vor Angebotsschluss. Antworten werden allen Bietern zur Verfügung gestellt.
4. Angebot erstellen
- •Leistungsverzeichnis vollständig ausfüllen (jede Position!)
- •Eignungsnachweise zusammenstellen
- •Konzept erstellen, falls gefordert
- •Kalkulation sorgfältig prüfen
5. Einreichung
- •Ausschließlich über die vorgeschriebene Plattform
- •Fristgerecht (keine Sekunde zu spät!)
- •Elektronische Signatur, falls gefordert
- •Empfehlung: Mindestens 24 Stunden vor Fristende einreichen
Typische Fehler vermeiden
- •Unvollständiges Leistungsverzeichnis → Ausschluss
- •Fehlende Unterschrift/Signatur → Ausschluss
- •Fristüberschreitung → Ausschluss
- •Änderungen an Vergabeunterlagen → Ausschluss
Mehr Details: Angebotserstellung – So gewinnen Sie Ausschreibungen
Wichtige Begriffe rund um Ausschreibungen
Das Vergaberecht hat seine eigene Fachsprache. Hier die wichtigsten Begriffe:
Das vollständige Vergabe-Glossar erklärt alle Fachbegriffe im Detail.
FAQ
Was ist eine Ausschreibung einfach erklärt?
Eine Ausschreibung ist ein Wettbewerb um einen Auftrag. Der Auftraggeber (z. B. eine Behörde) beschreibt, was er braucht, und Unternehmen geben Angebote ab. Das beste Angebot gewinnt den Auftrag. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist dieses Verfahren gesetzlich vorgeschrieben, um Transparenz und fairen Wettbewerb zu gewährleisten.
Was ist der Unterschied zwischen öffentlicher und beschränkter Ausschreibung?
Bei einer öffentlichen Ausschreibung kann jedes Unternehmen ein Angebot abgeben. Bei einer beschränkten Ausschreibung werden nur ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe eingeladen. Die beschränkte Ausschreibung ist schneller, bietet aber weniger Wettbewerb. Sie ist nur unter bestimmten Voraussetzungen oder unterhalb bestimmter Wertgrenzen zulässig.
Ab welchem Betrag muss öffentlich ausgeschrieben werden?
Das hängt von der Verfahrensart ab. EU-weit müssen Aufträge ab 216.000 € (Liefer-/Dienstleistungen) bzw. 5.404.000 € (Bauleistungen) ausgeschrieben werden. Unterhalb dieser Schwellenwerte gelten nationale Regeln mit niedrigeren Wertgrenzen. Direktvergaben sind auf Bundesebene bis 50.000 € (Bau) bzw. 15.000 € (Liefer/DL) möglich.
Wie lange dauert eine Ausschreibung?
Von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag dauert eine Ausschreibung typischerweise 6 bis 20 Wochen. Die reine Angebotsfrist beträgt bei EU-Vergaben mindestens 30 Tage, bei nationalen Vergaben oft 10-20 Tage. Hinzu kommen Vorbereitungszeit, Prüfung und Wertung sowie die Wartefrist vor dem Zuschlag.
Können kleine Unternehmen an Ausschreibungen teilnehmen?
Ja, ausdrücklich. Das Vergaberecht schreibt sogar vor, dass Aufträge in Lose aufzuteilen sind, um kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) den Zugang zu erleichtern. In der Praxis gewinnen KMU die Mehrheit der öffentlichen Aufträge in Deutschland. Der Einstieg gelingt am besten über kleinere Aufträge im Unterschwellenbereich.
Was kostet die Teilnahme an einer Ausschreibung?
Die Teilnahme ist kostenlos. Vergabeunterlagen müssen kostenfrei bereitgestellt werden, und für die Angebotsabgabe fallen keine Gebühren an. Die einzigen Kosten entstehen durch Ihren eigenen Aufwand für Recherche, Kalkulation und Angebotserstellung.
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Verwandte Glossarbegriffe
Vergaberecht
Das Vergaberecht ist die Gesamtheit der Rechtsnormen, die regeln, wie öffentliche Auftraggeber in Deutschland Waren, Dienst- und Bauleistungen beschaffen müssen. Es umfasst EU-Richtlinien, das GWB, die VgV, die UVgO und die VOB und gewährleistet Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung.
VergaberechtVergabeverfahren
Vergabeverfahren sind die gesetzlich geregelten Prozesse, nach denen öffentliche Auftraggeber Aufträge für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen vergeben. Je nach Auftragswert und Komplexität stehen verschiedene Verfahrensarten zur Verfügung.
VergaberechtSchwellenwerte
Schwellenwerte sind die vom EU-Gesetzgeber festgelegten Auftragswertgrenzen, ab deren Erreichen ein öffentlicher Auftrag europaweit ausgeschrieben werden muss. Sie werden alle zwei Jahre angepasst.
Vergaberecht & RegelwerkeVgV
Die VgV (Vergabeverordnung) regelt die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie konkretisiert das GWB und enthält besondere Vorschriften für freiberufliche Leistungen wie Architektur- und Ingenieurleistungen.
Vergaberecht & RegelwerkeVOB
Die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) ist das zentrale Regelwerk für die Vergabe und Abwicklung öffentlicher Bauaufträge in Deutschland. Sie besteht aus drei Teilen: VOB/A (Vergabe), VOB/B (Vertragsbedingungen) und VOB/C (technische Vorschriften).
Vergaberecht & RegelwerkeUVgO
Die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) regelt die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Sie ist das zentrale Regelwerk für nationale Vergabeverfahren und ersetzt seit 2017 die frühere VOL/A.
VergaberechtEignungskriterien
Eignungskriterien sind die Mindestanforderungen, die ein Bieter erfüllen muss, um überhaupt an einem Vergabeverfahren teilnehmen zu können. Sie betreffen die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Unternehmens.
VergaberechtZuschlagskriterien
Zuschlagskriterien sind die Maßstäbe, anhand derer der öffentliche Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Sie können neben dem Preis auch Qualität, Nachhaltigkeit und weitere Aspekte umfassen.