EVB-IT: Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen
Definition
Die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) sind standardisierte Vertragsmuster für die öffentliche IT-Beschaffung in Deutschland. Sie sind für Bundesbehörden verpflichtend und werden von den meisten Ländern und Kommunen übernommen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die EVB-IT sind standardisierte Vertragsmuster für die öffentliche IT-Beschaffung. Sie decken verschiedene Vertragstypen ab: Kauf, Dienstleistung, Erstellung, Pflege, Service, Instandhaltung, System und Cloud.
- Für Bundesbehörden ist die Verwendung der EVB-IT verpflichtend. Die meisten Bundesländer und Kommunen haben die Pflicht zur Anwendung ebenfalls übernommen.
- Die EVB-IT bestehen jeweils aus einem Vertragsmuster (Formular) und den zugehörigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Bieter sollten die für ihren Leistungsbereich relevanten EVB-IT-Typen genau kennen.
Was sind die EVB-IT?
Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind standardisierte Vertragsmuster und AGB-Werke, die speziell für die Beschaffung von Informationstechnologie durch die öffentliche Hand entwickelt wurden.
Die EVB-IT werden vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) in Zusammenarbeit mit dem BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien) erarbeitet. Diese Zusammenarbeit zwischen öffentlicher Hand und IT-Wirtschaft soll sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen einen fairen Interessenausgleich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer darstellen.
Warum gibt es die EVB-IT?
Die IT-Beschaffung stellt besondere Herausforderungen:
- •IT-Leistungen sind komplex und vielgestaltig (Hardware, Software, Cloud, Beratung, Wartung)
- •Die technologische Dynamik erfordert anpassungsfähige Vertragswerke
- •Interoperabilität und Datenschutz erfordern besondere vertragliche Regelungen
- •Die Risiken (Projektabbruch, Datenverlust, Sicherheitslücken) müssen fair verteilt werden
Die EVB-IT schaffen hier einen einheitlichen Rahmen, der die Beschaffung vereinfacht, die Vergleichbarkeit von Angeboten verbessert und beiden Seiten Rechtssicherheit gibt.
Rechtliche Einordnung:
Die EVB-IT sind keine Gesetze oder Verordnungen, sondern Verwaltungsvorschriften. Für Bundesbehörden sind sie durch einen Erlass des BMI verpflichtend. Die meisten Bundesländer haben die EVB-IT durch eigene Erlasse für verbindlich erklärt. Kommunen wenden sie häufig freiwillig an.
Die EVB-IT ergänzen die allgemeinen Vergabevorschriften (VgV, UVgO) und die Vertragsbedingungen der VOL/B. Sie treten nicht an deren Stelle, sondern regeln die IT-spezifischen vertraglichen Aspekte.
EVB-IT-Vertragstypen im Überblick
Die EVB-IT umfassen verschiedene Vertragstypen, die jeweils auf eine bestimmte Art der IT-Beschaffung zugeschnitten sind. Jeder Typ besteht aus einem Vertragsmuster (Formular zum Ausfüllen) und den zugehörigen AGB.
EVB-IT Kauf
Für den Kauf von Standardhardware und Standardsoftware: PCs, Laptops, Server, Netzwerkkomponenten, Standardsoftwarelizenzen. Der Verkäufer liefert fertige Produkte, eine individuelle Anpassung ist nicht vorgesehen.
EVB-IT Dienstleistung
Für IT-Dienstleistungen wie Beratung, Schulung, Projektmanagement, Qualitätssicherung oder Konzepterstellung. Der Auftragnehmer schuldet eine Tätigkeit, nicht ein bestimmtes Ergebnis (Dienstvertragscharakter).
EVB-IT Erstellung
Für die individuelle Erstellung von Software (Individualsoftware), die eigens für den Auftraggeber entwickelt wird. Der Auftragnehmer schuldet ein Werk (Werkvertragscharakter). Auch die Anpassung von Standardsoftware (Customizing) fällt hierunter.
EVB-IT Pflege S (Standardsoftware)
Für die Pflege und Wartung von Standardsoftware: Updates, Patches, Fehlerbehebung, Hotline-Support.
EVB-IT Service
Für den laufenden Betrieb von IT-Systemen: Rechenzentrumsbetrieb, Hosting, Application Management, Help-Desk-Leistungen. Der Auftragnehmer schuldet die Einhaltung vereinbarter Service Level Agreements (SLA).
EVB-IT Instandhaltung
Für die Wartung und Instandsetzung von Hardware: Reparatur, vorbeugende Wartung, Ersatzteilversorgung.
EVB-IT System
Für komplexe IT-Projekte, die mehrere Leistungsarten kombinieren: Lieferung von Hardware und Software, Installation, Konfiguration, Integration, Schulung. Dieser Typ wird bei Gesamtlösungen eingesetzt.
EVB-IT Cloud
Der neueste EVB-IT-Typ, der speziell für die Beschaffung von Cloud-Leistungen (SaaS, PaaS, IaaS) entwickelt wurde. Er berücksichtigt die Besonderheiten cloudbasierter Dienste: Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit, Portabilität und Beendigung.
Wahl des richtigen Vertragstyps:
Die korrekte Wahl des EVB-IT-Typs ist entscheidend. Wird ein falscher Typ verwendet, stimmen die AGB-Regelungen nicht mit der tatsächlichen Leistung überein, was zu Rechtsunsicherheiten führt. Bei Mischleistungen wird in der Regel der Typ gewählt, der dem Schwerpunkt der Leistung entspricht.
Aufbau und Struktur der EVB-IT
Jeder EVB-IT-Vertragstyp besteht aus zwei Dokumenten, die zusammen das Vertragswerk bilden.
1. Vertragsmuster (Formular):
Das Vertragsmuster ist ein strukturiertes Formular, das die Vertragsparteien ausfüllen. Es enthält:
- •Angaben zu den Vertragsparteien
- •Beschreibung des Auftragsgegenstands (Verweis auf Leistungsbeschreibung)
- •Vergütungsregelungen (Festpreis, Zeitaufwand, Rahmen)
- •Laufzeit und Kündigungsregelungen
- •Spezifische Vereinbarungen (Service Level, Datenschutz, Geheimhaltung)
- •Vertragsstrafen
- •Versicherungen
2. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB):
Die AGB enthalten die detaillierten Vertragsregeln, die für den jeweiligen Leistungstyp gelten. Sie regeln unter anderem:
- •Leistungserbringung: Pflichten des Auftragnehmers, Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
- •Abnahme: Voraussetzungen und Verfahren der Abnahme (bei Werkverträgen)
- •Vergütung: Zahlungsmodalitäten, Fälligkeit
- •Mängelgewährleistung: Fristen, Nacherfüllungsansprüche, Rücktritt, Minderung
- •Haftung: Haftungsbeschränkungen, Höchstgrenzen, Versicherungspflichten
- •Nutzungsrechte: Urheberrechtliche Regelungen, Lizenzbestimmungen
- •Kündigung: Ordentliche und außerordentliche Kündigung
- •Datenschutz: Auftragsverarbeitung, technisch-organisatorische Maßnahmen
Rangfolge der Vertragsbestandteile:
Die EVB-IT sehen eine klare Rangfolge der Vertragsbestandteile vor:
- Individuelle Vertragsbedingungen (im Formular vereinbart)
- EVB-IT AGB
- VOL/B
- Leistungsbeschreibung
- Angebot des Auftragnehmers
Diese Rangfolge bedeutet: Individuelle Vereinbarungen im Formular gehen den AGB vor. Die EVB-IT AGB gehen der VOL/B vor.
EVB-IT Cloud: Der neueste Vertragstyp
Die EVB-IT Cloud wurden entwickelt, um den besonderen Anforderungen cloud-basierter IT-Leistungen gerecht zu werden. Sie sind das jüngste Mitglied der EVB-IT-Familie und spiegeln die zunehmende Bedeutung von Cloud Computing in der öffentlichen Verwaltung wider.
Anwendungsbereich:
Die EVB-IT Cloud gelten für die Beschaffung von:
- •Software as a Service (SaaS): Anwendungen, die über das Internet bereitgestellt werden
- •Platform as a Service (PaaS): Entwicklungs- und Betriebsplattformen in der Cloud
- •Infrastructure as a Service (IaaS): Rechenleistung, Speicher und Netzwerk als Cloud-Dienst
Besondere Regelungsschwerpunkte:
Datenschutz und Datensicherheit:
- •Verarbeitung im EWR oder in Drittstaaten mit Angemessenheitsbeschluss
- •Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)
- •Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- •Unterauftragnehmer (Subunternehmer) und deren Kontrolle
Verfügbarkeit und Service Level:
- •Verfügbarkeitsgarantien (z. B. 99,9 %)
- •Reaktionszeiten bei Störungen
- •Eskalationsstufen
- •Gutschriften bei Nichteinhaltung der SLA
Datenportabilität und Exit:
- •Herausgabe aller Daten in einem standardisierten Format
- •Unterstützung bei der Migration zu einem anderen Anbieter
- •Löschung der Daten nach Vertragsende
- •Übergangszeitraum (Transition Period)
Praxisrelevanz:
Die EVB-IT Cloud werden zunehmend für die Beschaffung von Cloud-Diensten durch Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden eingesetzt. IT-Unternehmen, die Cloud-Lösungen für die öffentliche Verwaltung anbieten, sollten die EVB-IT Cloud genau kennen und ihre Angebote entsprechend strukturieren.
Praxistipps für IT-Bieter bei EVB-IT-Verträgen
Die erfolgreiche Teilnahme an IT-Ausschreibungen der öffentlichen Hand erfordert fundierte Kenntnisse der EVB-IT. Hier die wichtigsten Empfehlungen:
1. Den richtigen EVB-IT-Typ kennen
Vor der Angebotserstellung sollten Sie prüfen, welcher EVB-IT-Typ der Ausschreibung zugrunde liegt. Lesen Sie sowohl das Vertragsmuster als auch die AGB sorgfältig durch. Achten Sie besonders auf:
- •Haftungsbeschränkungen und Vertragsstrafen
- •Abnahmekriterien und -verfahren
- •Nutzungsrechte und Lizenzmodelle
- •Kündigungsregelungen
2. AGB-Regelungen in der Kalkulation berücksichtigen
Die EVB-IT AGB enthalten Regelungen, die sich direkt auf Ihre Kalkulation auswirken:
- •Haftungshöchstgrenzen: Prüfen Sie, ob die vorgesehene Haftung durch Ihre Versicherung abgedeckt ist
- •Vertragsstrafen: Berücksichtigen Sie das Risiko von Vertragsstrafen bei Terminverzug
- •Gewährleistungsfristen: Kalkulieren Sie die Kosten für Gewährleistungsleistungen ein
3. Individuelle Vereinbarungen nutzen
Das EVB-IT-Vertragsmuster bietet Raum für individuelle Vereinbarungen, die den AGB vorgehen. Nutzen Sie die Verhandlungsspielräume, insbesondere bei:
- •Service Level Agreements
- •Vergütungsmodellen
- •Change-Management-Prozessen
- •Eskalationsverfahren
4. Datenschutz und IT-Sicherheit proaktiv adressieren
Öffentliche Auftraggeber legen großen Wert auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Bereiten Sie folgende Unterlagen vor:
- •Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- •Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen
- •IT-Sicherheitskonzept (ggf. BSI-Grundschutz)
- •Zertifizierungen (ISO 27001, BSI C5, SOC 2)
5. Referenzen aus dem öffentlichen Sektor aufbauen
Öffentliche Auftraggeber bevorzugen Bieter mit Erfahrung im Public Sector. Dokumentieren Sie Ihre Referenzprojekte sorgfältig und heben Sie hervor:
- •Erfahrung mit EVB-IT-Verträgen
- •Projekte mit vergleichbarem Volumen und Komplexität
- •Einhaltung von Zeitplänen und Budgets
Nutzen Sie Bidfix zur Suche nach IT-Ausschreibungen der öffentlichen Hand und zur Analyse der Vergabeunterlagen.
FAQ
Sind die EVB-IT verpflichtend?
Für Bundesbehörden sind die EVB-IT durch einen Erlass des BMI verpflichtend. Die meisten Bundesländer haben ebenfalls die Pflicht zur Anwendung eingeführt. Kommunen wenden die EVB-IT häufig freiwillig an. Für private Unternehmen, die als Auftragnehmer tätig werden, sind die EVB-IT nicht direkt bindend, sie werden aber zum Vertragsbestandteil, wenn der Auftraggeber sie in den Vergabeunterlagen vorgibt.
Welcher EVB-IT-Typ ist der richtige für Cloud-Leistungen?
Für Cloud-Leistungen (SaaS, PaaS, IaaS) gibt es den speziellen Vertragstyp EVB-IT Cloud. Dieser berücksichtigt die Besonderheiten cloud-basierter Dienste wie Datenschutz, Verfügbarkeit, Datenportabilität und Exit-Szenarien. Vor der Einführung der EVB-IT Cloud wurden Cloud-Dienste häufig über die EVB-IT Service oder EVB-IT Dienstleistung abgewickelt.
Was ist der Unterschied zwischen EVB-IT Erstellung und EVB-IT Dienstleistung?
Der entscheidende Unterschied liegt in der Vertragsnatur: EVB-IT Erstellung ist ein Werkvertrag, bei dem der Auftragnehmer ein konkretes Ergebnis schuldet (z. B. eine fertige Individualsoftware). EVB-IT Dienstleistung ist ein Dienstvertrag, bei dem der Auftragnehmer eine Tätigkeit schuldet (z. B. Beratung, Schulung), ohne ein bestimmtes Ergebnis zu garantieren.
Können die EVB-IT-AGB verändert werden?
Die EVB-IT AGB selbst werden nicht verändert, sie gelten als standardisiertes Regelwerk. Allerdings können die Vertragsparteien im Vertragsmuster individuelle Vereinbarungen treffen, die den AGB vorgehen. Zudem können in der Leistungsbeschreibung Konkretisierungen vorgenommen werden. In der Praxis gibt es damit durchaus Gestaltungsspielräume.
Wo finde ich die aktuellen EVB-IT-Muster?
Die aktuellen EVB-IT-Vertragsmuster und AGB werden auf der Webseite des CIO des Bundes (www.cio.bund.de) kostenlos zum Download bereitgestellt. Dort finden Sie auch Hinweise zur Anwendung, Ausfüllhilfen und Erläuterungen zu den einzelnen Vertragstypen.
Verwandte Ausschreibungen
Finden Sie passende Ausschreibungen zu diesem Thema.
Verwandte Glossarbegriffe
Elektronische Vergabe
Die elektronische Vergabe (E-Vergabe) bezeichnet die vollständig digitale Abwicklung öffentlicher Vergabeverfahren, von der Bekanntmachung über den Versand der Vergabeunterlagen und die Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung über spezielle Vergabeplattformen.
Vergaberecht & RegelwerkeVergaberecht
Das Vergaberecht ist die Gesamtheit der Rechtsnormen, die regeln, wie öffentliche Auftraggeber in Deutschland Waren, Dienst- und Bauleistungen beschaffen müssen. Es umfasst EU-Richtlinien, das GWB, die VgV, die UVgO und die VOB und gewährleistet Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung.
Vergaberecht & RegelwerkeUVgO
Die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) regelt die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Sie ist das zentrale Regelwerk für nationale Vergabeverfahren und ersetzt seit 2017 die frühere VOL/A.
Vergaberecht & RegelwerkeVgV
Die VgV (Vergabeverordnung) regelt die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. Sie konkretisiert das GWB und enthält besondere Vorschriften für freiberufliche Leistungen wie Architektur- und Ingenieurleistungen.
Vergaberecht & RegelwerkeVOL
Die VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) war das zentrale Regelwerk für die Vergabe und Vertragsabwicklung öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge. VOL/A wurde 2017 durch die UVgO ersetzt, VOL/B gilt weiterhin als Vertragsbedingung.