Freihändige Vergabe: Historischer Begriff und heutige Verhandlungsvergabe

Was ist die freihändige Vergabe?

Die freihändige Vergabe ist ein historisch gewachsener Begriff des deutschen Vergaberechts, der die formlose Verhandlung zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und einem oder mehreren Unternehmen über einen Auftragsgegenstand beschreibt. Der Auftraggeber wählt die Unternehmen selbst aus und führt mit ihnen Verhandlungen über Leistungsumfang, Qualität und Preis.

Historische Einordnung:

Der Begriff stammt aus der alten VOL/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A), die bis 2017 die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte regelte. Die VOL/A kannte drei Vergabearten:

Mit der Einführung der UVgO im Jahr 2017 wurde die VOL/A abgelöst. Die UVgO ersetzt den Begriff freihändige Vergabe durch Verhandlungsvergabe (§ 12 UVgO) und führt zusätzlich den Direktauftrag (§ 14 UVgO) als eigenständige Vergabeart ein.

In der VOB/A (Bauleistungen) wird der Begriff hingegen weiterhin verwendet. Die VOB/A kennt die Verhandlungsvergabe als Oberbegriff, wobei die Praxis den Begriff freihändige Vergabe gelegentlich noch nutzt, insbesondere in älteren Verwaltungsvorschriften und Vergabehandbüchern.

Für Bieter und Auftraggeber ist es wichtig, die Begriffsentwicklung zu verstehen, da in der Praxis alle drei Begriffe (freihändige Vergabe, Verhandlungsvergabe, Direktvergabe) häufig durcheinandergebracht werden.

Abgrenzung: Freihändige Vergabe, Verhandlungsvergabe und Direktauftrag

Die Begriffe werden in der Praxis häufig verwechselt. Eine klare Abgrenzung ist entscheidend.

Freihändige Vergabe (historisch, VOL/A):

Verhandlungsvergabe (UVgO § 12, VOB/A § 3b):

Direktauftrag (Direktvergabe, UVgO § 14, VOB/A § 3a Abs. 4):

Zusammenfassung der Unterschiede:

Im Oberschwellenbereich entspricht der Verhandlungsvergabe das Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV. Die freihändige Vergabe und der Direktauftrag haben im Oberschwellenbereich keine direkte Entsprechung.

Voraussetzungen für die Verhandlungsvergabe (Nachfolger der freihändigen Vergabe)

Die Verhandlungsvergabe nach UVgO und VOB/A ist nicht frei wählbar, sondern an besondere Voraussetzungen geknüpft.

Voraussetzungen nach UVgO (§ 12):

Eine Verhandlungsvergabe ist zulässig, wenn:

Voraussetzungen nach VOB/A (§ 3b Abs. 3):

Bei Bauleistungen ist die Verhandlungsvergabe zulässig, wenn:

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb:

Wenn möglich, sollte die Verhandlungsvergabe mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Der Auftraggeber macht den Auftrag bekannt und wählt geeignete Bewerber für die Verhandlungen aus.

Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb:

Der Auftraggeber wendet sich direkt an ausgewählte Unternehmen. Diese Variante ist restriktiver und muss besonders sorgfältig begründet und dokumentiert werden.

Praxishinweis: Die Dokumentation der Voraussetzungen ist essenziell. Der Auftraggeber muss nachweisen können, warum er die Verhandlungsvergabe statt der öffentlichen Ausschreibung gewählt hat.

Ablauf der Verhandlungsvergabe in der Praxis

Die Verhandlungsvergabe verläuft weniger formalisiert als die öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung, folgt aber dennoch einem strukturierten Prozess.

Mit Teilnahmewettbewerb:

Ohne Teilnahmewettbewerb:

Besonderheiten der Verhandlungen:

Fristen:

Anders als im Oberschwellenbereich gibt es im Unterschwellenbereich keine verbindlichen Mindestfristen. Der Auftraggeber muss jedoch angemessene Fristen setzen, die den Bietern ausreichend Zeit zur Angebotserstellung geben.

Die freihändige Vergabe in der VOB/A

In der VOB/A (Bauleistungen) hat sich die Begriffslandschaft etwas anders entwickelt als im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen.

Vergabearten nach VOB/A (Abschnitt 1):

Die VOB/A kennt seit der Neufassung folgende Vergabearten:

Der Begriff freihändige Vergabe wurde in der VOB/A durch Verhandlungsvergabe ersetzt, wird aber in der Baupraxis und in älteren Vergabehandbüchern der Länder weiterhin häufig verwendet.

Wertgrenzen nach VOB/A (seit 01.01.2026):

Praxisrelevanz:

Bieter, die an Bauleistungen-Ausschreibungen teilnehmen, sollten die Begriffe kennen und verstehen, dass freihändige Vergabe und Verhandlungsvergabe im Wesentlichen dasselbe Verfahren beschreiben.

Praxistipps für Bieter bei Verhandlungsvergaben

Verhandlungsvergaben (ehemals freihändige Vergaben) bieten Bietern besondere Chancen, erfordern aber auch spezifische Kompetenzen.

1. Bekannt sein bei Vergabestellen

Da Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb nicht öffentlich bekannt gemacht werden, müssen Sie bei den Vergabestellen bekannt sein. Stellen Sie sich aktiv vor, pflegen Sie Kontakte und halten Sie ein aktuelles Leistungsportfolio bereit.

2. Verhandlungskompetenz aufbauen

Anders als bei der öffentlichen Ausschreibung, wo das schriftliche Angebot allein entscheidet, kommt es bei der Verhandlungsvergabe auf Ihre Verhandlungsfähigkeit an. Bereiten Sie sich auf persönliche Gespräche vor und trainieren Sie Ihre Verhandlungskompetenz.

3. Flexibilität zeigen

Die Verhandlungsvergabe bietet Spielraum für individuelle Lösungen. Zeigen Sie sich flexibel und gehen Sie auf die spezifischen Bedürfnisse des Auftraggebers ein.

4. Erstangebot klug kalkulieren

Berücksichtigen Sie den Verhandlungsspielraum in Ihrem Erstangebot. Kalkulieren Sie nicht zu knapp, da im Verhandlungsverlauf typischerweise Zugeständnisse erwartet werden.

5. Dokumentation beachten

Auch bei formlosen Verhandlungen sollten Sie alle Absprachen schriftlich festhalten. Mündliche Zusagen haben im Streitfall wenig Beweiskraft.

6. Vergabeplattformen überwachen

Verhandlungsvergaben mit Teilnahmewettbewerb werden auf Vergabeplattformen veröffentlicht. Nutzen Sie Bidfix, um diese systematisch zu identifizieren.

7. Rechtsschutz kennen

Im Unterschwellenbereich ist der Rechtsschutz eingeschränkt. Es gibt kein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer. Sie können aber Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde einreichen oder zivilrechtliche Schadensersatzansprüche geltend machen.