Einstufiges Vergabeverfahren: Direkte Angebotsabgabe ohne Vorauswahl

Was ist ein einstufiges Vergabeverfahren?

Ein einstufiges Vergabeverfahren ist ein Vergabeprozess, bei dem Unternehmen direkt ein Angebot einreichen können, ohne zuvor einen Teilnahmewettbewerb durchlaufen zu müssen. Es gibt nur eine Verfahrensstufe, nämlich die Angebotsphase.

Der Auftraggeber macht seinen Bedarf bekannt (oder kontaktiert Unternehmen direkt), und interessierte Unternehmen reichen ihre Angebote mit allen geforderten Eignungsnachweisen und Leistungsunterlagen ein. Die Prüfung der Eignung und die Wertung der Angebote erfolgen gleichzeitig nach Eingang der Angebote.

Das Gegenstück zum einstufigen Verfahren ist das zweistufige Vergabeverfahren, bei dem zunächst die Eignung der Bewerber in einem Teilnahmewettbewerb geprüft wird, bevor ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Einstufige Verfahren im Überblick:

Bei der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist der Wettbewerb eingeschränkt, da nur eingeladene Unternehmen teilnehmen können. Es handelt sich aber dennoch um ein einstufiges Verfahren, da keine vorgeschaltete Eignungsprüfung in einem separaten Teilnahmewettbewerb stattfindet.

Vorteile einstufiger Verfahren für KMU

Einstufige Vergabeverfahren bieten insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erhebliche Vorteile gegenüber zweistufigen Verfahren.

1. Niedrigere Eintrittsbarriere:

Bei einstufigen Verfahren gibt es keinen vorgelagerten Teilnahmewettbewerb, in dem Unternehmen zunächst ihre Eignung unter Beweis stellen müssen. KMU, die vielleicht noch weniger Referenzprojekte vorweisen können, haben die Möglichkeit, direkt mit ihrem Angebot zu überzeugen.

2. Gleiche Chancen für alle:

Im offenen Verfahren und bei der öffentlichen Ausschreibung kann jedes Unternehmen teilnehmen, unabhängig von seiner Größe, Bekanntheit oder bisherigen Geschäftsbeziehung zum Auftraggeber. Dies verhindert, dass nur etablierte Unternehmen zum Zuge kommen.

3. Geringerer Bewerbungsaufwand:

Bei zweistufigen Verfahren müssen Unternehmen zunächst einen Teilnahmeantrag erstellen und dann, falls sie ausgewählt werden, ein vollständiges Angebot. Bei einstufigen Verfahren entfällt der erste Schritt. Der Gesamtaufwand ist daher geringer.

4. Schnellere Verfahrensdurchführung:

Einstufige Verfahren sind in der Regel schneller als zweistufige, da die Teilnahmephase entfällt. Dies kommt sowohl Auftraggebern als auch Bietern zugute.

5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit:

Insbesondere das offene Verfahren und die öffentliche Ausschreibung sind die transparentesten Vergabearten. Alle relevanten Informationen (Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Vergabeunterlagen) sind von Anfang an öffentlich zugänglich.

Herausforderung für KMU:

Die Kehrseite der niedrigen Eintrittsbarriere ist der hohe Wettbewerb. Bei einstufigen Verfahren kann die Zahl der Angebote groß sein, was die individuellen Zuschlagschancen reduziert. KMU sollten ihre Angebote daher besonders sorgfältig und wettbewerbsfähig gestalten.

Das Vergaberecht enthält zudem spezielle mittelstandsfreundliche Regelungen, etwa die Pflicht zur Losaufteilung (§ 97 Abs. 4 GWB), die es KMU ermöglicht, sich auf einzelne Fachlose zu bewerben, statt den Gesamtauftrag stemmen zu müssen.

Das offene Verfahren als wichtigstes einstufiges Verfahren

Das offene Verfahren nach § 15 VgV ist das bedeutendste einstufige Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich und genießt als Regelverfahren besonderen Stellenwert.

Zentrale Merkmale:

Ablauf im Überblick:

Im Unterschwellenbereich ist die öffentliche Ausschreibung das einstufige Gegenstück. Sie folgt derselben Grundlogik, unterliegt aber weniger strengen formalen Anforderungen.

Direktauftrag als vereinfachtes einstufiges Verfahren

Der Direktauftrag ist die einfachste Form des einstufigen Vergabeverfahrens und steht nur bei geringen Auftragswerten zur Verfügung.

Merkmale:

Wertgrenzen (seit 2026):

Trotz seiner Einfachheit ist der Direktauftrag ein vollwertiges einstufiges Verfahren. Die haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gelten auch hier, und der Auftraggeber sollte eine Markterkundung (Preisvergleich) durchführen.

Abgrenzung zur beschränkten Ausschreibung ohne TWB:

Bei der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb werden mehrere Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert, und die Angebote werden formal gewertet. Beim Direktauftrag genügt ein einzelnes Angebot. Beide sind einstufig, unterscheiden sich aber im Grad der Formalisierung und des Wettbewerbs.

Bedeutung für KMU:

Der Direktauftrag ist für KMU besonders interessant, da er ohne bürokratische Hürden funktioniert. Entscheidend ist allerdings, dass das Unternehmen bei der Vergabestelle bekannt ist und als leistungsfähig eingeschätzt wird.

Einstufig vs. zweistufig: Wann welches Verfahren?

Die Wahl zwischen einstufigem und zweistufigem Vergabeverfahren hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Einstufige Verfahren sind vorzuziehen, wenn:

Zweistufige Verfahren sind vorzuziehen, wenn:

Entscheidungsmatrix:

Die Entscheidung liegt beim Auftraggeber und hängt vom konkreten Beschaffungsvorhaben ab. Im Oberschwellenbereich können das offene und das nicht offene Verfahren frei gewählt werden. Im Unterschwellenbereich gelten teilweise Wertgrenzen.

Praxistipps für Bieter bei einstufigen Verfahren

Einstufige Verfahren bieten Bietern niedrige Eintrittsbarrieren, erfordern aber eine strategische Herangehensweise.

1. Ausschreibungen systematisch suchen

2. Go/No-Go-Entscheidung frühzeitig treffen

3. Vollständigkeit sicherstellen

Bei einstufigen Verfahren müssen alle Unterlagen (Eignungsnachweise, Preisblätter, Konzepte) gleichzeitig mit dem Angebot eingereicht werden. Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.

4. EEE nutzen (Oberschwelle)

Im offenen Verfahren können Sie die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufigen Eignungsnachweis nutzen. Nur der Bestbieter muss die vollständigen Nachweise vorlegen.

5. Zuschlagskriterien als Angebotsleitfaden

Richten Sie Ihr Angebot konsequent an den bekanntgemachten Zuschlagskriterien aus. Bei einem Qualitätsanteil von 60 % sollte der Schwerpunkt Ihres Angebots auf der qualitativen Darstellung liegen.

6. Wettbewerbssituation einschätzen

Bei einstufigen Verfahren ist der Wettbewerb tendenziell höher als bei zweistufigen. Kalkulieren Sie Ihre Preise wettbewerbsfähig und differenzieren Sie sich durch Qualität, Erfahrung und Innovation.

7. Fristen konsequent einhalten

Bei einstufigen Verfahren gelten strikte Fristen. Geben Sie Ihr Angebot rechtzeitig ab und planen Sie Puffer für technische Probleme ein.