Offenes Verfahren: Ablauf, Fristen und Voraussetzungen im Vergaberecht

Was ist das offene Verfahren?

Das offene Verfahren ist die transparenteste und wettbewerbsintensivste Verfahrensart im europäischen Vergaberecht. Es ist in § 15 VgV (Vergabeverordnung) geregelt und gilt für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte.

Das Grundprinzip ist einfach: Der öffentliche Auftraggeber macht seinen Bedarf EU-weit bekannt, und jedes interessierte Unternehmen kann daraufhin ein Angebot einreichen. Es gibt keine Vorauswahl, keinen Teilnahmewettbewerb und keine Beschränkung der Bieterzahl. Die Eignung der Bieter wird erst nach Eingang der Angebote geprüft.

Das offene Verfahren ist ein einstufiges Vergabeverfahren: Es gibt nur eine Phase, in der die Unternehmen ihre Angebote abgeben. Im Gegensatz dazu durchlaufen zweistufige Vergabeverfahren wie das nicht offene Verfahren zunächst einen Teilnahmewettbewerb.

Im Unterschwellenbereich entspricht dem offenen Verfahren die öffentliche Ausschreibung nach UVgO § 9 (für Liefer- und Dienstleistungen) bzw. nach VOB/A § 3 (für Bauleistungen). Die Grundidee ist identisch, die Verfahrensregeln sind jedoch weniger streng.

Das offene Verfahren genießt nach § 119 Abs. 2 GWB grundsätzlich Vorrang vor anderen Verfahrensarten. Auftraggeber müssen es wählen, sofern nicht besondere Umstände ein anderes Verfahren rechtfertigen.

Ablauf des offenen Verfahrens Schritt für Schritt

Der Ablauf des offenen Verfahrens folgt einem klar strukturierten Prozess, der in der VgV detailliert geregelt ist.

Schritt 1: Vorbereitung durch den Auftraggeber

Schritt 2: EU-weite Bekanntmachung

Der Auftraggeber veröffentlicht die Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EU über die Datenbank TED (Tenders Electronic Daily). Zusätzlich erfolgt in der Regel eine nationale Veröffentlichung auf der elektronischen Vergabeplattform.

Schritt 3: Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Die vollständigen Vergabeunterlagen müssen ab dem Tag der Bekanntmachung unentgeltlich, uneingeschränkt und direkt elektronisch zugänglich sein (§ 41 VgV). Die Zeiten, in denen Unternehmen Vergabeunterlagen postalisch anfordern mussten, sind vorbei.

Schritt 4: Bieterfragen und Aufklärung

Während der Angebotsfrist können Unternehmen Bieterfragen stellen, etwa zu Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung. Die Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form zugänglich gemacht, um die Gleichbehandlung zu wahren.

Schritt 5: Angebotsabgabe

Die Unternehmen reichen ihre Angebote fristgerecht ein. Die Abgabe erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform. Verspätete Angebote werden ausnahmslos ausgeschlossen, auch wenn die Verspätung nur wenige Sekunden beträgt.

Schritt 6: Öffnung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote geöffnet (Submission). Im offenen Verfahren erfolgt dies in der Regel ohne Anwesenheit der Bieter.

Schritt 7: Eignungsprüfung

Der Auftraggeber prüft, ob die Bieter die geforderten Eignungskriterien erfüllen. Nicht geeignete Bieter werden ausgeschlossen.

Schritt 8: Angebotsprüfung und Wertung

Die Angebote der geeigneten Bieter werden auf Vollständigkeit, rechnerische Richtigkeit und Angemessenheit der Preise geprüft. Anschließend erfolgt die Wertung anhand der festgelegten Zuschlagskriterien.

Schritt 9: Vorabinformation (§ 134 GWB)

Vor dem Zuschlag informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über die beabsichtigte Vergabeentscheidung. Es folgt eine Wartefrist von 15 Kalendertagen (10 Tage bei elektronischer Übermittlung).

Schritt 10: Zuschlagserteilung

Nach Ablauf der Wartefrist und sofern kein Nachprüfungsverfahren eingeleitet wurde, erteilt der Auftraggeber den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot.

Fristen im offenen Verfahren

Die Einhaltung der Fristen ist im offenen Verfahren von zentraler Bedeutung. Sowohl Auftraggeber als auch Bieter müssen die Mindestfristen genau kennen.

Angebotsfrist (§ 15 Abs. 2 VgV)

Die reguläre Mindestfrist für die Angebotsabgabe beträgt 35 Tage ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an das EU-Amt für Veröffentlichungen.

Verkürzte Fristen:

Die Angebotsfrist kann unter bestimmten Voraussetzungen verkürzt werden:

Zusätzliche Frist bei Änderungen der Vergabeunterlagen:

Ändert der Auftraggeber die Vergabeunterlagen wesentlich während der laufenden Angebotsfrist, muss er die Frist angemessen verlängern. Bei besonders umfangreichen Änderungen kann eine Verlängerung um die gesamte ursprüngliche Frist erforderlich sein.

Wartefrist vor Zuschlag (§ 134 GWB)

Bindefrist:

Die Bindefrist (Zuschlagsfrist) gibt an, wie lange die Bieter an ihre Angebote gebunden sind. Sie wird vom Auftraggeber in der Bekanntmachung festgelegt und sollte angemessen sein, in der Regel 30 bis 60 Kalendertage ab dem Ablauf der Angebotsfrist.

Praxistipp: Bieter sollten sich die Fristen sofort im Kalender vermerken und ausreichend Puffer für die Angebotserstellung einplanen. Eine Fristverlängerung durch den Auftraggeber ist möglich, aber kein Rechtsanspruch.

Vorteile und Nachteile des offenen Verfahrens

Das offene Verfahren hat sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter spezifische Stärken und Schwächen.

Vorteile für Auftraggeber:

Nachteile für Auftraggeber:

Vorteile für Bieter:

Nachteile für Bieter:

Wann ist das offene Verfahren vorgeschrieben?

Das offene Verfahren genießt im Oberschwellenbereich nach dem GWB grundsätzlich Vorrang vor anderen Verfahrensarten. Das bedeutet: Auftraggeber müssen es wählen, sofern nicht besondere Umstände eine andere Verfahrensart rechtfertigen.

Grundregel (§ 119 Abs. 2 GWB):

Dem öffentlichen Auftraggeber stehen das offene Verfahren und das nicht offene Verfahren nach seiner Wahl zur Verfügung. Beide gelten als Regelverfahren. Alle anderen Verfahrensarten (Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft) sind an besondere Voraussetzungen geknüpft.

Wann sollte das offene Verfahren gewählt werden?

Wann ist ein anderes Verfahren zulässig oder sinnvoller?

Die Voraussetzungen für andere Verfahrensarten sind in § 14 VgV definiert:

Für freiberufliche Leistungen wie Architektur- und Ingenieurleistungen ist das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb das bevorzugte Verfahren (§ 73 VgV), da diese Leistungen in der Regel nicht so detailliert beschrieben werden können, dass ein reiner Preiswettbewerb sinnvoll wäre.

Offenes Verfahren vs. öffentliche Ausschreibung

In der Praxis werden die Begriffe offenes Verfahren und öffentliche Ausschreibung häufig synonym verwendet. Tatsächlich beschreiben sie aber Verfahren in unterschiedlichen Rechtskreisen.

Offenes Verfahren (§ 15 VgV / § 3a VOB/A-EU):

Öffentliche Ausschreibung (§ 9 UVgO / § 3 VOB/A):

Gemeinsamkeiten:

Für Bieter ist diese Unterscheidung wichtig, weil die Verfahrensregeln, insbesondere Fristen und Rechtsschutzmöglichkeiten, erheblich voneinander abweichen. Wer an einer öffentlichen Ausschreibung unterhalb der Schwellenwerte teilnimmt und einen Vergabeverstoß erkennt, kann kein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten.

Praxistipps für Bieter im offenen Verfahren

Das offene Verfahren bietet durch seinen niedrigschwelligen Zugang besondere Chancen, erfordert aber eine professionelle Herangehensweise.

1. Go/No-Go-Entscheidung treffen

2. Vergabeunterlagen sofort herunterladen

Laden Sie die Vergabeunterlagen direkt nach Veröffentlichung herunter. So haben Sie maximale Zeit für die Angebotserstellung und können frühzeitig Bieterfragen stellen.

3. Bieterfragen strategisch nutzen

Stellen Sie Fragen zu Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung. Beachten Sie: Die Antworten gehen an alle Bieter. Formulieren Sie Fragen so, dass sie keine Rückschlüsse auf Ihre Angebotsstrategie zulassen.

4. Zuschlagskriterien als Leitfaden nutzen

Die bekanntgegebenen Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sollten die Struktur Ihres Angebots bestimmen. Wenn Qualität mit 60 % und Preis mit 40 % gewichtet wird, investieren Sie entsprechend mehr in die Qualitätsdarstellung.

5. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) nutzen

Die EEE ermöglicht eine vorläufige Eigenerklärung. Nur der Bestbieter muss die vollständigen Nachweise vorlegen. Das spart Aufwand in der Angebotsphase.

6. Puffer bei der Abgabe einplanen

Geben Sie Ihr Angebot nicht in letzter Minute ab. Technische Probleme auf der Vergabeplattform oder beim Upload können zum Fristversäumnis führen, und verspätete Angebote werden ausnahmslos ausgeschlossen.

7. Angebotstools nutzen

Nutzen Sie Tools wie Bidfix, um passende offene Verfahren systematisch zu identifizieren, Ausschreibungsunterlagen zu analysieren und Ihre Angebotsunterlagen effizient zu erstellen.